Politique de confidentialité
Nous utilisons les informations que nous recueillons conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (communément appelée « Loi 25 »).
Comme nous sommes un organisme qui œuvre pour recueillir du financement pour le secteur de la santé et des services sociaux, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services.
Nous nous engageons à protéger vos informations personnelles et à faire preuve de transparence quant aux informations que nous détenons à votre sujet.
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire de don ou de participation à un événement ou encore en nous transmettant un don par la poste), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez la Fondation Institut de gériatrie de Montréal, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.
Les renseignements personnels que nous recueillons
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :
- des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone
- des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, le parcours professionnel et/ou personnel, des photos et du contenu vidéo;
- des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, de même que des renseignements connexes comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages;
- des renseignements relatifs à l’historique de contributions, de participation à des événements de l’organisation, à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- des renseignements sur votre parcours professionnel, vos réseaux, votre implication sociale, vos affiliations professionnelles et liens familiaux;
- des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel par la Fondation Institut de gériatrie de Montréal;
- des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
- des renseignements comme votre politique de dons et investissements communautaires, vos contributions, les organismes bénéficiaires et ce envers quoi ils sont dédiés s’il y a lieu, la reconnaissance obtenue, le processus de décision et les personnes impliquées dans l’organisation et ce processus;
- tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;
- le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels.
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants ou d’autres personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un mineur de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans vérification du consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.
Comment nous recueillons vos renseignements personnels
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :
- Lors de votre inscription à des événements, formations et infolettres;
- Lorsque vous faites un don à notre organisme, quel que soit la forme de votre don;
- Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
- Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
- Lors d’échanges par courriel, courrier ou téléphone.
Ce que nous faisons avec les informations que nous recueillons
Nous avons besoin de ces renseignements pour comprendre vos besoins et vous fournir un service accru, plus spécifiquement pour :
- Pour vous enregistrer en tant que donateur;
- Pour traiter votre don et émettre un reçu d’impôt;
- Pour vous solliciter à faire un don;
- Pour gérer notre relation avec vous, ce qui comprend : (a) Vous informer des modifications apportées à nos conditions d’utilisation ou à notre politique de confidentialité (b) Vous demander de répondre à un sondage;
- Pour administrer et protéger notre Fondation et ses sites web (y compris le dépannage, l’analyse des données, les tests, la maintenance du système, l’assistance, les rapports et l’hébergement des données);
- Pour vous proposer, sur des sites web externes, les plateformes sociales ou nos infolettres, des contenus et des publicités pertinents et mesurer ou comprendre l’efficacité de la publicité que nous vous proposons;
- Pour utiliser l’analyse des données afin d’améliorer nos sites web, nos services, notre marketing et nos communications avec vous, nos relations et expériences avec les donateurs;
- Pour vous faire des suggestions et des recommandations sur des dons ou des services et événements susceptibles de vous intéresser;
- Pour recevoir et analyser votre candidature déposée dans le cadre d’une recherche d’emploi;
- De temps en temps, nous pourrions également utiliser vos informations pour vous contacter à des fins d’étude de marché. Nous pourrions communiquer avec vous par courriel, par téléphone, ou courrier. Nous utiliserons ces informations pour personnaliser le site selon vos intérêts;
- Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
- Pour prévenir la fraude et/ou effectuer d’autres vérifications d’antécédents qui pourraient être notamment requises à tout moment aux termes de la loi ou de la réglementation applicable et/ou des pratiques exemplaires (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis ou si une fraude est constatée ou soupçonnée, de l’information pourrait être transmise à des organismes de prévention de la fraude et pourrait être enregistrée par nous ou par de tels organismes). Lorsque nous traitons des renseignements personnels de catégories spéciales, nous pouvons également nous fonder sur des éléments d’intérêt public importants (prévention ou détection des crimes) ou des réclamations fondées en droit;
- Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).
- Afin de réorganiser ou de modifier notre organisme – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.
Avec qui nous partageons des renseignements personnels
La Fondation Institut de gériatrie de Montréal est un organisme à but non lucratif dument incorporé et reconnu comme organisme de bienfaisance, par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis à toute entité du réseau de la Fondation Institut de gériatrie de Montréal et être traités par une telle entité. Nous pouvons également partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :
- Des bénévoles et clients de la Fondation Institut de gériatrie de Montréal pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
- Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
- L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;
Nous n’utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et l’objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.
Pendant combien de temps nous conservons les renseignements personnels
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
Comment nous protégeons les renseignements personnels
Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.
Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous. S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Quels droits une personne détient-elle à l’égard de ses renseignements personnels ?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
- Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
- Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
- Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
- Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli)
- Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle) (Pourrait être plus simple de les détruire que d’anonymiser).
- Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
- Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;
Où conservons-nous les renseignements personnels?
Aucun renseignement personnel n’est transféré à l’extérieur du Québec. La Fondation Institut de gériatrie utilise les services du logiciel Prodon (par l’entreprise Logilys) comme base de données. L’information est stockée sur les serveurs sécurisés du CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
QUESTIONS, COMMENTAIRES ET PRÉFÉRENCES
Si vous avez des questions ou des préoccupations, si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous voulez déposer une plainte relative à la protection des renseignements personnels à la Fondation Institut de gériatrie de Montréal, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Elise Daoust
Responsable des communications et du développement philanthropique
Fondation Institut de gériatrie de Montréal
Téléphone : 514 340-3546
Courriel : [email protected]